aka Manuál pro čerpače
Čerpání rozpočtu pro rok 2023 je definováno nařízením předsedyNP2023-1
Popisuje souhrnně účel čerpání.
Obsahuje soupis položek, které budou pořízeny (název, počet, cena, případně doporučujeme odkaz na e-shop), informace o dodavateli (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně další osoby (jméno, UID), které REF vyřizují (zajistí nákup/přebrání a případně jim také bude proplacen doklad v kanceláři).
U položek doporučujeme přidat url na produkt, zejména pokud je objednávaný online.
Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému ARES.
Nesmí překračovat zůstatek v kapitole. Zároveň je vhodné počítat s rezervou, protože částku po schválení už nelze navyšovat a doklady, které schválenou částku přesáhly, nelze proplatit.
Typ | Co a jak zařídit |
---|---|
Převodem - Faktura (platba po dodání) | Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Dodací list se porovná s fakturou a ta je následně uhrazena převodem z účtu. |
Převodem - Platba předem / Zálohová faktura | Po zadání objednávky obdržíte fakturu/zálohovou fakturu, kterou doručíte do kanceláře (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Faktura bude uhrazena převodem z účtu. Do kanceláře klubu následně doručíte dodací list označený číslem REF. |
Hotově - dobírka do kanceláře | Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz Příjem balíků kanceláří). Dále je nutné předem upozornit kancelář, kdy zásilka dorazí, aby ji měl kdo převzít. Zásilka bude při převzetí uhrazena v hotovosti. |
Hotově - Proplacení účtenky / dokladu | Po nákupu vlastní kartou/hotovostí předáte doklad o zaplacení kanceláři (viz Náležitosti dokladů). Na jeho základě vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. Pokud budete chtít proplatit víc než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. |
Hotově - ze svěřené zálohy | Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení (viz Náležitosti dokladů). Až potom vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. |
Platební kartou | Nepreferovaná varianta. Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu. |
Stav | Popis |
---|---|
Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. |
Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. |
Tabulka všech stavů je uvedena na konci tohoto dokumentu.
Všechny faktury, které mají být proplaceny z rozpočtu klubu musí být vystaveny na klub, tedy musí být v kolonce odběratel tyto údaje:
Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill Jugoslávských partyzánů 1580/3 160 00 Praha 6 - Dejvice IČ: 67981224 DIČ: CZ67981224 číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka)
Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny.
Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište:
Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny z rozpočtu klubu. Pokud máte více dokladů k proplacení, tak si pro kontrolu proveďte vlastní součet, ten pak porovnáte s tím, který sestaví kancelář.
Stav | Popis |
---|---|
Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. |
Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. |
Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (zavádění do evidence majetku, dokumenty, atd…). |
K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |