Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web


Postranní lišta

Překlady této stránky:


Rychlé odkazy

Pro aktivní

vedeni:administrativa:financesh

Finance SH

Důležité termíny

Rozpočet 2020

Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy NP2020-1

  • 20. 01. 2020 – počátek čerpání rozpočtu
  • 14. 11. 2020 – řádný konec předávání položek ke schválení
  • 30. 11. 2020 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu
  • 30. 11. 2020 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání
  • 16. 12. 2020 – konec čerpání ropočtu

Centrální nákupy

Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně přes tabulku (odkaz): https://forms.gle/adTiZDjucdXJpFvUA

  • Alza
  • CZC
  • Rohlík
  • Košík

Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz

Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte „Platební kartou“.

Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument NP2020-2. Při nedodržení nebude řešiteli doklad v kanceláři klubu proplacen.

Proces čerpání financí

Celý proces je popsán v IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže.

Vytváření REF

REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.

REF obsahuje:

  • název
  • popis
  • částku
  • způsob platby
Název

Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.

Příklady názvů:

  • IF20 - občerstvení
  • Mycí prostředky
Popis

Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství.

  • kladivo 9x
  • grilovací pomůcky (cca pro 30 lidí)
  • doprava 200 Kč

Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič.

Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))

Částka

Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.

Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena.

Způsob platby
Převodem Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu.
HotověPlatba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka.
Platební kartouVybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu.
Stav
Stav popis
Nová Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení.
Ke schválení Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis).
Schválena Položka je schválena a je možné ji realizovat.
Vyplacena záloha Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky.
Čeká na autorizaci Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami.
V přepravě Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek.
Zaplacena Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd…).
K uzavření Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví.
Uzavřena Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví.
Zrušena Položka je zrušena a ve výchozim nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu.

Náležitosti dokladů

Doklad při odevzdání v kanceláři klubu popište. Ze zadní strany napište své jméno, UID a datum odevzdání. V případě více REF na jednom dokladu rozepište, které položky jsou z kterého REF.

Účtenka

Pokud se jedná o klasickou účtenky, není potřeba, aby

Faktura

Na faktuře musí být uvedena jako společnost Studentská unie ČVUT i se všemi patřičnými údaji. Tedy adresou, IČ a DIČ. Tyto údaje naleznete LINK

Způsoby proplácení

Nákup na fakturu – platba po dodání služby/zboží (dále jen s/z).
  • Objednáte s/z na základě schváleného návrhu čerpání a dojde k doručení:
  • s/z + fakturu + doručovák převezme sekretářka.
  • s/z + fakturu převezmete osobně, podepíšete doručovák.
  • Předáte s/z + doručovák sekretářce (vystaví vám předávák).
  • Čerpač zkontrolujete s/z zda odpovídá objednávce a vystavené faktuře (věcná shoda).
  • Pokud naleznete neshodu, kontaktujte sekretářku.
  • Kontrolované údaje jsou viz náležitosti účetních dokladů.
  • Pokud máte fakturu v papírové podobě:
  • Na zadní stranu faktury napíšete „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000. [váš_podpis]“.
  • Na přední stranu faktury do pravého horního rohu doplníte REF#0000.
  • Předáte fakturu sekretářce.
  • Pokud máte fakturu v elektronické podobě (PDF).
  • Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, ve které požádejte o zaplacení podobně jako v papírové podobě.
  • Pokud bude vše v pořádku, faktura bude zaplacena převodem. V případě nejasností budete kontakotváni.
Nákup na zálohovou fakturu – platba předem – bankovní převod.
  • Objednáte s/z na základně schváleného návrhu čerpání.
  • Na váš e-mail přijde zálohová faktura nebo obdržíte zálohovou fakturu v papírové podobě.
  • Zkontrolujete, zda objednávka odpovídá zálohové faktuře (věcná shoda).
  • Pokud naleznete neshodu, kontaktujte dodavatele.
  • Papírová podoba:
  • Na zadní stranu zálohové faktury napíšete „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000.[váš_podpis]“.
  • Na přední stranu zálohové faktury do pravého horního rohu napíšete REF#0000
  • Předáte fakturu sekretářce.
  • Elektronická podoba:
  • Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, ve kterém požádejte o zaplacení.
  • Čekáte na uskutečnění platby, doručení s/z + faktury, další postup stejný jako „Nákup na fakturu“ bez bodu 5.
Nákup za vlastní hotovost – proplacení účtenky.
  • Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost na základě schváleného návrhu čerpání.
  • Vyžádáte si daňový/účetní doklad prodejce (dále účtenka).
  • Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů.
  • Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda).
  • Pokud naleznete neshodu, kontaktujte prodejce.
  • Na přední stranu účtenky do pravého horního rohu napíšete REF#0000.
  • Na zadní stranu účtenky napíšete: „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] účtenku REF#0000. [váš_podpis]“.
  • S účtenkou a se s/z přijdete do kanceláře za paní sekretářkou.
  • Předáte s/z a účtenku (předávák).
  • Převezmete hotovost (předávák, pokladna).
Nákup ze svěřené peněžní zálohy.
  • Potřebnou peněžní zálohu Vám předá sekretářka (předávák, pokladna) na základě schváleného návrhu čerpání
  • Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost.
  • Vyžádáte si daňový/účetní doklad s razítkem dodavatele (dále účtenka).
  • Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů.
  • Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda).
vedeni/administrativa/financesh.txt · Poslední úprava: 2020/09/06 20:00 autor: vektor