Uživatelské nástroje
Postranní lišta
Obsah
Finance SH
aka Manuál pro čerpače
Důležité termíny
Čerpání rozpočtu pro rok 2023 je definováno nařízením předsedyNP2023-1
- 18.01.2023 – počátek čerpání rozpočtu
- 11.11.2023 – řádný konec předávání položek ke schválení
- 29.11.2023 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání
- 06.12.2023 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu
- 13.12.2023 – konec čerpání rozpočtu
Co je co
- REF - položka v rozpočtu (rozpočty lze nalézt na https://is.sh.cvut.cz/budgets)
- Čerpač - osoba pověřená čerpat finance pro určitou sekci či projekt (většinou vedoucí sekce/projektu)
Důležité poznámky
- Nákup je možné uskutečnit až po schválení REF viz Stavy REF.
- Faktury, kde není odběratelem klub nelze proplatit. Popis správné faktury viz Náležitosti dokladů.
- Nelze proplatit větší částku než která je schválena. Je vhodné si zažádat o větší částku, než bude ve skutečnosti potřeba.
- Všechny věci zakoupené z rozpočtu klubu, které mají hodnotu větší než 500 Kč a nejsou spotřební materiál (náplně, barvy apod.) musí být evidovány. Evidovat lze i věci s hodnotou do 500 Kč, ale není to povinné. Zavádění položek do evidence majetku provádí kancelář.
- Pokud budete potřebovat proplatit doklady nebo vyzvednout zálohu nad 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář.
- Pokud něco není jasné, udělali jste něco špatně nebo nemůžete najít odpověď na vaši otázku v tomto dokumentu, kontaktujte kancelář na e-mailu kancelar@sh.cvut.cz. Pokud se jedná o urgentní záležitost zavolejte předsedovi nebo místopředsedovi (Kontakty).
REF (položka v rozpočtu)
Název
Popisuje souhrnně účel čerpání.
Popis
Obsahuje soupis položek, které budou pořízeny (název, počet, cena, případně doporučujeme odkaz na e-shop), informace o dodavateli (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně další osoby (jméno, UID), které REF vyřizují (zajistí nákup/přebrání a případně jim také bude proplacen doklad v kanceláři).
U položek doporučujeme přidat url na produkt, zejména pokud je objednávaný online.
Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému ARES.
Částka
Nesmí překračovat zůstatek v kapitole. Zároveň je vhodné počítat s rezervou, protože částku po schválení už nelze navyšovat a doklady, které schválenou částku přesáhly, nelze proplatit.
Způsob platby
| Typ | Co a jak zařídit |
|---|---|
| Převodem - Faktura (platba po dodání) | Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Dodací list se porovná s fakturou a ta je následně uhrazena převodem z účtu. |
| Převodem - Platba předem / Zálohová faktura | Po zadání objednávky obdržíte fakturu/zálohovou fakturu, kterou doručíte do kanceláře (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Faktura bude uhrazena převodem z účtu. Do kanceláře klubu následně doručíte dodací list označený číslem REF. |
| Hotově - dobírka do kanceláře | Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz Příjem balíků kanceláří). Dále je nutné předem upozornit kancelář, kdy zásilka dorazí, aby ji měl kdo převzít. Zásilka bude při převzetí uhrazena v hotovosti. |
| Hotově - Proplacení účtenky / dokladu | Po nákupu vlastní kartou/hotovostí předáte doklad o zaplacení kanceláři (viz Náležitosti dokladů). Na jeho základě vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. Pokud budete chtít proplatit víc než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. |
| Hotově - ze svěřené zálohy | Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení (viz Náležitosti dokladů). Až potom vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. |
| Platební kartou | Nepreferovaná varianta. Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu. |
Stavy REF
| Stav | Popis |
|---|---|
| Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
| Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. |
| Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. |
Tabulka všech stavů je uvedena na konci tohoto dokumentu.
Náležitosti dokladů
Faktury
Všechny faktury, které mají být proplaceny z rozpočtu klubu musí být vystaveny na klub, tedy musí být v kolonce odběratel tyto údaje:
Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill Jugoslávských partyzánů 1580/3 160 00 Praha 6 - Dejvice IČ: 67981224 DIČ: CZ67981224 číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka)
Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny.
Doklad k odevzdání
Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište:
- své jméno a UID
- REF
- datum odevzdání
- podpis
Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny z rozpočtu klubu. Pokud máte více dokladů k proplacení, tak si pro kontrolu proveďte vlastní součet, ten pak porovnáte s tím, který sestaví kancelář.
Kompletní přehled stavů REF
| Stav | Popis |
|---|---|
| Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
| Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. |
| Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. |
| Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
| Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
| V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
| Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (zavádění do evidence majetku, dokumenty, atd…). |
| K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
| Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
| Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |
Nástroje pro stránku
