Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web


Postranní lišta

Překlady této stránky:


Rychlé odkazy

Pro aktivní

vedeni:administrativa:financesh

Toto je starší verze dokumentu!


Finance SH

Důležité termíny

Rozpočet 2020

Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy NP2020-1

  • 20. 01. 2020 – počátek čerpání rozpočtu
  • 14. 11. 2020 – řádný konec předávání položek ke schválení
  • 30. 11. 2020 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu
  • 30. 11. 2020 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání
  • 16. 12. 2020 – konec čerpání ropočtu

Centrální nákupy

Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně přes tabulku (odkaz): https://forms.gle/adTiZDjucdXJpFvUA

  • Alza
  • CZC
  • Rohlík
  • Košík

Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz

Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte „Platební kartou“.

Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument NP2020-2. Při nedodržení nebude řešiteli doklad v kanceláři klubu proplacen.

Proces čerpání financí

Celý proces je popsán v IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže.

Vytváření REF

REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.

REF obsahuje:

  • název
  • popis
  • částku
  • způsob platby
Název

Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.

Příklady názvů:

  • IF20 - občerstvení
  • Mycí prostředky
Popis

Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství.

  • kladivo 9x
  • grilovací pomůcky (cca pro 30 lidí)
  • doprava 200 Kč

Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič.

Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))

Částka

Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.

Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena.

Způsob platby

=Převodem= Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu.

=Hotově= Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka.

=Platební kartou= Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu.

Stav

^ Stav ^ popis

Nová Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení.
Ke schválení Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis).
Schválena Položka je schválena a je možné ji realizovat.
Vyplacena záloha Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky.
Čeká na autorizaci Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami.
V přepravě Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek.
Zaplacena Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd…).
K uzavření Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví.
Uzavřena Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví.
Zrušena Položka je zrušena a ve výchozim nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu.

Náležitosti dokladů

Způsoby proplácení

vedeni/administrativa/financesh.1583417397.txt.gz · Poslední úprava: 2020/03/05 15:09 autor: rubasjak