Toto je starší verze dokumentu!
Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy NP2020-1
Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně přes tabulku (odkaz): https://forms.gle/adTiZDjucdXJpFvUA
Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz
Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte „Platební kartou“.
Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument NP2020-2. Při nedodržení nebude řešiteli doklad v kanceláři klubu proplacen.
Celý proces je popsán v IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže.
REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.
REF obsahuje:
Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.
Příklady názvů:
Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství.
Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič.
Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))
Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.
Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena.
Převodem | Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu. |
Hotově | Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka. |
Platební kartou | Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu. |
Stav | popis |
---|---|
Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
Ke schválení | Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis). |
Schválena | Položka je schválena a je možné ji realizovat. |
Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd…). |
K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozim nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |
Doklad při odevzdání v kanceláři klubu popište. Ze zadní strany napište své jméno, UID a datum odevzdání. V případě více REF na jednom dokladu rozepište, které položky jsou z kterého REF.
Pokud se jedná o klasickou účtenky, není potřeba, aby
Na faktuře musí být uvedena jako společnost Studentská unie ČVUT i se všemi patřičnými údaji. Tedy adresou, IČ a DIČ. Tyto údaje naleznete LINK
Objednáte s/z na základě schváleného návrhu čerpání a dojde k doručení: s/z + fakturu + doručovák převezme sekretářka. s/z + fakturu převezmete osobně, podepíšete doručovák. Předáte s/z + doručovák sekretářce (vystaví vám předávák). Čerpač zkontrolujete s/z zda odpovídá objednávce a vystavené faktuře (věcná shoda). Pokud naleznete neshodu, kontaktujte sekretářku. Kontrolované údaje jsou viz náležitosti účetních dokladů. Pokud máte fakturu v papírové podobě: Na zadní stranu faktury napíšete „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000. [váš_podpis]“. Na přední stranu faktury do pravého horního rohu doplníte REF#0000. Předáte fakturu sekretářce. Pokud máte fakturu v elektronické podobě (PDF). Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz : Obsah: „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000“. Předmět: „faktura REF#0000“. Přílohy: faktura vystavená dodavatelem (PDF), dodací list vystavený dodavatelem (PDF). Pokud bude vše v pořádku, faktura bude zaplacena převodem. V případě nejasností budete kontakotváni.
Objednáte s/z na základně schváleného návrhu čerpání. Na váš e-mail přijde zálohová faktura nebo obdržíte zálohovou fakturu v papírové podobě. Zkontrolujete, zda objednávka odpovídá zálohové faktuře (věcná shoda). Pokud naleznete neshodu, kontaktujte dodavatele. Papírová podoba: Na zadní stranu zálohové faktury napíšete „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000.[váš_podpis]“. Na přední stranu zálohové faktury do pravého horního rohu napíšete REF#0000 Předáte fakturu sekretářce. Elektronická podoba: Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz: Obsah: „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] zálohovou fakturu REF#0000“. Předmět: „zálohová faktura REF#0000“. Příloha: zálohová faktura vystavená dodavatelem (PDF). Čekáte na uskutečnění platby, doručení s/z + faktury, další postup stejný jako „Nákup na fakturu“ bez bodu 5.
Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost na základě schváleného návrhu čerpání. Vyžádáte si daňový/účetní doklad prodejce (dále účtenka). Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů. Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda). Pokud naleznete neshodu, kontaktujte prodejce. Na přední stranu účtenky do pravého horního rohu napíšete REF#0000. Na zadní stranu účtenky napíšete: „[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] účtenku REF#0000. [váš_podpis]“. S účtenkou a se s/z přijdete do kanceláře za paní sekretářkou. Předáte s/z a účtenku (předávák). Převezmete hotovost (předávák, pokladna).
Potřebnou peněžní zálohu Vám předá sekretářka (předávák, pokladna) na základě schváleného návrhu čerpání. Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost. Vyžádáte si daňový/účetní doklad s razítkem dodavatele (dále účtenka). Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů. Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda).