Uživatelské nástroje

Nástroje pro tento web


vedeni:administrativa:financesh

Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze
Předchozí verze
vedeni:administrativa:financesh [2020/09/06 19:58]
vektor ↷ Odkaz upraven z důvodu přesunutí
vedeni:administrativa:financesh [2024/03/25 17:54] (aktuální)
slavim17 [Důležité poznámky]
Řádek 1: Řádek 1:
 ====== Finance SH ====== ====== Finance SH ======
 +
 +aka Manuál pro čerpače
  
 ===== Důležité termíny ===== ===== Důležité termíny =====
-==== Rozpočet 2020 ==== 
-Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy {{ vedeni:dokumenty:narizeni_predsedy:np2020-1.pdf |NP2020-1}} 
-  *     20. 01. 2020  -- počátek čerpání rozpočtu 
-  *     14. 11. 2020  -- řádný konec předávání položek ke schválení 
-  *     30. 11. 2020  -- konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu 
-  *     30. 11. 2020  -- nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání 
-  *     16. 12. 2020  -- konec čerpání ropočtu 
-     
-===== Centrální nákupy ===== 
  
-Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně es tabulku (odkaz): https://forms.gle/adTiZDjucdXJpFvUA +Čerpání rozpočtu pro rok 2024 je definováno nařízením edsedy[[https://wiki.sh.cvut.cz/_media/vedeni/np2024-1_cerpani_rozpoctu.pdf|NP2024-1]] 
- * Alza + 
-CZC +  25.01.2024 – počátek čerpání rozpočtu 
-Rohlík +  17.11.2024 – řádný konec předávání položek ke schválení 
-Košík+  01.12.2024 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání  
 +  * 08.12.2024 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu 
 +  * 22.12.2024 – konec čerpání rozpočtu 
 + 
 + 
 +===== Co je co =====
  
-Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz+  * **REF** - položka v rozpočtu (rozpočty lze nalézt na https://is.sh.cvut.cz/budgets) 
 +  * **Čerpač** - osoba pověřená čerpat finance pro určitou sekci či projekt (většinou vedoucí sekce/projektu)
  
-Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte "Platební kartou".+===== Důležité poznámky =====
  
-Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument {{ vedeni:dokumenty:narizeni_predsedy:np2020-2.pdf |NP2020-2}}Při nedodržení nebude řešiteli doklad kanceláři klubu proplacen+  * Nákup je možné uskutečnit až po schválení REF viz [[vedeni/administrativa/financesh#Stavy REF|Stavy REF]]. 
-     +  * Faktury, kde není odběratelem klub nelze proplatit. Popis správné faktury viz [[vedeni/administrativa/financesh#Náležitosti dokladů|Náležitosti dokladů]]. 
-===== Proces čerpání financí ===== +  * Nelze proplatit větší částku než která je schválena. Je vhodné si zažádat o větší částku, než bude ve skutečnosti potřeba. 
-Celý proces je popsán IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže.+  * Všechny věci zakoupené z rozpočtu klubu, které mají hodnotu větší než 500 Kč a nejsou spotřební materiál (náplně, barvy apod.) musí být evidovány. Evidovat lze věci s hodnotou do 500 Kč, ale není to povinné. Zavádění položek do evidence majetku provádí kancelář
 +  * Pokud budete potřebovat proplatit doklady nebo vyzvednout zálohu nad 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. 
 +  * Pokud něco není jasné, udělali jste něco špatně nebo nemůžete najít odpověď na vaši otázku tomto dokumentu, kontaktujte kancelář na e-mailu [[kancelar@sh.cvut.cz]]. Pokud se jedná o urgentní záležitost zavolejte předsedovi nebo místopředsedovi ([[http://www.siliconhill.cz/kontakt|Kontakty]]). 
 +  * Existuje klubový alza účet s předplaceným alza+, proto také nadále nebudou propláceny náklady na dopravu. Pro objednání napište/nasdílejte seznam na e-mail [[kancelar@sh.cvut.cz]].
  
-===Vytváření REF=== +===== REF (položka v rozpočtu) =====
-REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REFa následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.+
  
-REF obsahuje: +{{:vedeni:administrativa:vzor_ref.png?nolink&500|}}
-  * název +
-  * popis +
-  * částku +
-  * způsob platby +
-==Název== +
-Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.+
  
-Příklady názvů: +==== Název ====
-  * IF20 - občerstvení +
-  * Mycí prostředky +
-==Popis== +
-Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství. +
-  * kladivo 9x +
-  * grilovací pomůcky (cca pro 30 lidí) +
-  * doprava 200 Kč+
  
 +Popisuje souhrnně účel čerpání.
  
-Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič.+==== Popis ====
  
-Pokud bude REF vyřizovat někdo jinýnež čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))+Obsahuje **soupis položek**, které budou pořízeny (názevpočet, cena, případně **doporučujeme** odkaz na e-shop)**informace o dodavateli** (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně **další osoby** (jméno, UID), které REF vyřizují (zajistí nákup/přebrání a případně jim také bude proplacen doklad v kanceláři).
  
-==Částka== +U položek doporučujeme přidat url na produktzejména pokud je objednávaný online.
-Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.+
  
-Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů)Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena.+Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému [[https://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares_es.html.cz|ARES]].
  
-==Způsob platby== +==== Částka ====
-|Převodem | Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu.| +
-|Hotově|Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka.| +
-|Platební kartou|Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu.|+
  
-==Stav== +Nesmí překračovat zůstatek kapitoleZároveň je vhodné počítat s rezervouprotožčástku po schválení už nelze navyšovat doklady, které schválenou částku esáhly, nelze proplatit.
-^Stav      ^popis ^ +
-|   Nová  | Počáteční stav každé položky, tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení+
-|   Ke schválení   |Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis).| +
-|  Schválena  |Položka je schválena a je možné ji realizovat.| +
-|   Vyplacena záloha   |Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky.| +
-|   Čeká na autorizaci   |Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami.| +
-|   V přepravě   |Položka je v přepravětýká se zejména dobírek.| +
-|    Zaplacena    |Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd...).| +
-|    K uzavření    |Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví.| +
-|    Uzavřena    |Položku není nadále možné editovat příslušná dokumentace byla předána do účetnictví.| +
-|    Zrušena    |Položka je zrušena a ve výchozim nastavení se nezobrazuje v ehledu rozpočtu.|+
  
 +==== Způsob platby ====
  
 +^ Typ ^ Co a jak zařídit ^
 +| Převodem - Faktura (platba po dodání) | Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz [[vedeni/administrativa/financesh#Náležitosti dokladů|Náležitosti dokladů]]). Dodací list se porovná s fakturou a ta je následně uhrazena převodem z účtu. |
 +| Převodem - Platba předem / Zálohová faktura | Po zadání objednávky obdržíte fakturu/zálohovou fakturu, kterou doručíte do kanceláře (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz [[vedeni/administrativa/financesh#Náležitosti dokladů|Náležitosti dokladů]]). Faktura bude uhrazena převodem z účtu. Do kanceláře klubu následně doručíte dodací list označený číslem REF. |
 +| Hotově - dobírka do kanceláře | Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz [[vedeni:kancelar:prijem_baliku|Příjem balíků kanceláří]]). Dále je nutné předem upozornit kancelář, kdy zásilka dorazí, aby ji měl kdo převzít. Zásilka bude při převzetí uhrazena v **hotovosti**. |
 +| Hotově - Proplacení účtenky / dokladu | Po nákupu vlastní kartou/hotovostí předáte doklad o zaplacení kanceláři (viz [[vedeni/administrativa/financesh#Náležitosti dokladů|Náležitosti dokladů]]). Na jeho základě vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. Pokud budete chtít proplatit víc než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. |
 +| Hotově - ze svěřené zálohy | Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení (viz [[vedeni/administrativa/financesh#Náležitosti dokladů|Náležitosti dokladů]]). Až potom vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. |
 +| Platební kartou | **Nepreferovaná varianta.** Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu. |
  
  
 +==== Stavy REF ====
  
-=== Náležitosti dokladů=== +^ Stav ^ Popis ^ 
-Doklad i odevzdání v kanceláři klubu popište. Ze zadní strany napište své jméno, UID a datum odevzdání. V případě více REF na jednom dokladu rozepište, které položky jsou z kterého REF.+| Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | 
 +| Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. | 
 +| Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a edat doklad kanceláři. |
  
-==Účtenka== +[[vedeni/administrativa/financesh#Kompletní přehled stavů REF|Tabulka ech stavů]] je uvedena na konci tohoto dokumentu.
-Pokud se jedná o klasickou účtenky, není potřeba, aby  +
-==Faktura== +
-Na faktuře musí být uvedena jako společnost Studentská unie ČVUT i se emi patřičnými údaji. Tedy adresou, IČ a DIČTyto údaje naleznete LINK+
  
 +===== Náležitosti dokladů =====
  
-=== Způsoby proplácení ===+==== Faktury ====
  
-==Nákup na fakturu – platba po dodání služby/zboží (dále jen s/z).== +Všechny faktury, které mají být proplaceny rozpočtu klubu musí být vystaveny na klubtedy musí být kolonce odběratel tyto údaje:
-  *Objednáte s/z na základě schváleného návrhu čerpání a dojde k doručení: +
-  *s/z + fakturu + doručovák převezme sekretářka.      +
-  *s/z + fakturu převezmete osobněpodepíšete doručovák. +
-  *Předáte s/z + doručovák sekretářce (vystaví vám předávák).        +
-  *Čerpač zkontrolujete s/z zda odpovídá objednávce a vystavené faktuře (cná shoda). +
-  *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte sekretářku. +
-  * Kontrolované údaje jsou viz náležitosti účetních dokladů. +
-  *Pokud máte fakturu v papírové podobě: +
-  *Na zadní stranu faktury napíšete "[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000. [váš_podpis]"+
-  *Na přední stranu faktury do pravého horního rohu doplníte REF#0000. +
-  *Předáte fakturu sekretářce. +
-  *Pokud máte fakturu v elektronické podobě (PDF). +
-  *Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, ve které požádejte o zaplacení podobně jako v papírové podobě. +
-  *Pokud bude vše v pořádku, faktura bude zaplacena převodem. V případě nejasností budete kontakotváni.+
  
 +<code>
 +Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill
 +Jugoslávských partyzánů 1580/3
 +160 00 Praha 6 - Dejvice
 +IČ: 67981224
 +DIČ: CZ67981224
 +číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka)
 +</code>
  
-==Nákup na zálohovou fakturu – platba předem – bankovní převod.== +Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny.
-  *Objednáte s/z na základně schváleného návrhu čerpání. +
-  *Na váš e-mail přijde zálohová faktura nebo obdržíte zálohovou fakturu v papírové     podobě. +
-  *Zkontrolujete, zda objednávka odpovídá zálohové faktuře (věcná shoda). +
-  *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte dodavatele. +
-  *Papírová podoba: +
-  *Na zadní stranu zálohové faktury napíšete "[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] fakturu REF#0000.[váš_podpis]"+
-  *Na přední stranu zálohové faktury do pravého horního rohu napíšete REF#0000 +
-  *Předáte fakturu sekretářce. +
-  *Elektronická podoba: +
-  *Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, ve kterém požádejte o zaplacení.  +
-  *Čekáte na uskutečnění platby, doručení s/z + faktury, další postup stejný jako "Nákup na fakturu" bez bodu 5.+
  
 +==== Doklad k odevzdání ====
  
-==Nákup za vlastní hotovost – proplacení účtenky.== +Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište:
-  *Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost na základě schváleného návrhu čerpání. +
-  *Vyžádáte si daňový/účetní doklad prodejce (dále účtenka). +
-  *Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů.  +
-  *Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda).           +
-  *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte prodejce. +
-  *Na přední stranu účtenky do pravého horního rohu napíšete REF#0000. +
-  *Na zadní stranu účtenky napíšete"[vaše_jméno] zkontroloval, souhlasí [datum] účtenku REF#0000. [váš_podpis]"+
-  *S účtenkou a se s/z přijdete do kanceláře za paní sekretářkou. +
-  *Předáte s/z a účtenku (předávák). +
-  *Převezmete hotovost (předávák, pokladna).+
  
 +  * své jméno a UID
 +  * REF
 +  * datum odevzdání
 +  * podpis
  
-==Nákup ze svěřené peněžní zálohy.== +Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REFZároveň vyškrtněte položkykteré nemají být proplaceny rozpočtu klubuPokud máte více dokladů k proplacení, tak si pro kontrolu proveďte vlastní součet, ten pak porovnáte tím, který sestaví kancelář.
-  *Potřebnou peněžní zálohu Vám předá sekretářka (předávákpokladna) na základě schváleného návrhu čerpání +
-  *Požadovanou s/nakoupíte za vlastní hotovost. +
-  *Vyžádáte si daňový/účetní doklad s razítkem dodavatele (dále účtenka). +
-  *Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů.      +
-  *Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda).+
  
 +===== Kompletní přehled stavů REF =====
  
 +^ Stav ^ Popis ^
 +| Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
 +| Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. |
 +| Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. |
 +| Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
 +| Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
 +| V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
 +| Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (zavádění do evidence majetku, dokumenty, atd…). |
 +| K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
 +| Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
 +| Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |
  
vedeni/administrativa/financesh.1599415131.txt.gz · Poslední úprava: 2020/09/06 19:58 autor: vektor