Toto je starší verze dokumentu!
aka Návod pro čeřpače rozpočtu klubu Silicon Hill
Čerpání rozpočtu pro rok 2021 je definováno nařízením předsedy NP2021-1
REF je položka v rozpočtu (rozpočet pro 2021 naleznete zde). Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.
REF obsahuje:
Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.
Příklady názvů:
Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství.
Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, IČ, DIČ. Toto si lze ověřit např. v systému ARES.
Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))
Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.
Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být vyšší částka proplacena.
Převodem | Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu. |
Hotově | Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka. |
Platební kartou | Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu. |
Stav | popis |
---|---|
Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
Ke schválení | Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis). |
Schválena | Položka je schválena a je možné ji realizovat. |
Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd…). |
K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |
Doklad při odevzdání v kanceláři klubu popište. Ze zadní strany napište své jméno, UID a datum odevzdání. V případě více REF na jednom dokladu rozepište, které položky jsou z kterého REF.
Pokud se jedná o klasickou účtenky, není potřeba, aby
Na faktuře musí být uvedena jako společnost Studentská unie ČVUT i se všemi patřičnými údaji. Tedy adresou, IČ a DIČ. Tyto údaje naleznete LINK