Obsah

Finance SH

aka Manuál pro čerpače

Důležité termíny

Čerpání rozpočtu pro rok 2024 je definováno nařízením předsedyNP2024-1

Co je co

Důležité poznámky

REF (položka v rozpočtu)

Název

Popisuje souhrnně účel čerpání.

Popis

Obsahuje soupis položek, které budou pořízeny (název, počet, cena, případně doporučujeme odkaz na e-shop), informace o dodavateli (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně další osoby (jméno, UID), které REF vyřizují (zajistí nákup/přebrání a případně jim také bude proplacen doklad v kanceláři).

U položek doporučujeme přidat url na produkt, zejména pokud je objednávaný online.

Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému ARES.

Částka

Nesmí překračovat zůstatek v kapitole. Zároveň je vhodné počítat s rezervou, protože částku po schválení už nelze navyšovat a doklady, které schválenou částku přesáhly, nelze proplatit.

Způsob platby

Typ Co a jak zařídit
Převodem - Faktura (platba po dodání) Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Dodací list se porovná s fakturou a ta je následně uhrazena převodem z účtu.
Převodem - Platba předem / Zálohová faktura Po zadání objednávky obdržíte fakturu/zálohovou fakturu, kterou doručíte do kanceláře (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz Náležitosti dokladů). Faktura bude uhrazena převodem z účtu. Do kanceláře klubu následně doručíte dodací list označený číslem REF.
Hotově - dobírka do kanceláře Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz Příjem balíků kanceláří). Dále je nutné předem upozornit kancelář, kdy zásilka dorazí, aby ji měl kdo převzít. Zásilka bude při převzetí uhrazena v hotovosti.
Hotově - Proplacení účtenky / dokladu Po nákupu vlastní kartou/hotovostí předáte doklad o zaplacení kanceláři (viz Náležitosti dokladů). Na jeho základě vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti. Pokud budete chtít proplatit víc než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář.
Hotově - ze svěřené zálohy Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení (viz Náležitosti dokladů). Až potom vám bude vyplacena odpovídající částka v hotovosti.
Platební kartou Nepreferovaná varianta. Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu.

Stavy REF

Stav Popis
Nová Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení.
Ke schválení Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat.
Schválena Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři.

Tabulka všech stavů je uvedena na konci tohoto dokumentu.

Náležitosti dokladů

Faktury

Všechny faktury, které mají být proplaceny z rozpočtu klubu musí být vystaveny na klub, tedy musí být v kolonce odběratel tyto údaje: 

Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill
Jugoslávských partyzánů 1580/3
160 00 Praha 6 - Dejvice
IČ: 67981224
DIČ: CZ67981224
číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka)

Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny.

Doklad k odevzdání

Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište:

Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny z rozpočtu klubu. Pokud máte více dokladů k proplacení, tak si pro kontrolu proveďte vlastní součet, ten pak porovnáte s tím, který sestaví kancelář.

Kompletní přehled stavů REF

Stav Popis
Nová Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení.
Ke schválení Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat.
Schválena Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři.
Vyplacena záloha Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky.
Čeká na autorizaci Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami.
V přepravě Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek.
Zaplacena Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (zavádění do evidence majetku, dokumenty, atd…).
K uzavření Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví.
Uzavřena Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví.
Zrušena Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu.