Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verze Obě strany příští revize | ||
vedeni:administrativa:financesh [2020/03/05 16:53] rubasjak |
vedeni:administrativa:financesh [2024/02/06 18:58] slavim17 |
||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
====== Finance SH ====== | ====== Finance SH ====== | ||
+ | |||
+ | aka Manuál pro čerpače | ||
===== Důležité termíny ===== | ===== Důležité termíny ===== | ||
- | ==== Rozpočet 2020 ==== | ||
- | Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy {{ : | ||
- | * 20. 01. 2020 -- počátek čerpání rozpočtu | ||
- | * 14. 11. 2020 -- řádný konec předávání položek ke schválení | ||
- | * 30. 11. 2020 -- konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu | ||
- | * 30. 11. 2020 -- nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání | ||
- | * 16. 12. 2020 -- konec čerpání ropočtu | ||
- | | ||
- | ===== Centrální nákupy ===== | ||
- | Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně | + | Čerpání rozpočtu pro rok 2023 je definováno nařízením |
- | * Alza | + | |
- | * CZC | + | * 25.01.2024 – počátek čerpání rozpočtu |
- | * Rohlík | + | * 17.11.2024 – řádný konec předávání položek ke schválení |
- | * Košík | + | * 01.12.2024 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání |
+ | * 08.12.2024 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu | ||
+ | * 22.12.2024 – konec čerpání rozpočtu | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Co je co ===== | ||
- | Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení | + | * **REF** - položka v rozpočtu (rozpočty lze nalézt na https://is.sh.cvut.cz/budgets) |
+ | * **Čerpač** - osoba pověřená čerpat finance pro určitou sekci či projekt (většinou vedoucí sekce/ | ||
- | Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte " | + | ===== Důležité poznámky ===== |
- | Nakupování u zmíněných dodavatelů | + | * Nákup |
- | + | * Faktury, kde není odběratelem klub nelze proplatit. Popis správné faktury viz [[vedeni/ | |
- | ===== Proces | + | * Nelze proplatit větší částku než která je schválena. Je vhodné si zažádat o větší částku, než bude ve skutečnosti potřeba. |
- | Celý proces | + | * Všechny věci zakoupené z rozpočtu klubu, které mají hodnotu větší než 500 Kč a nejsou spotřební materiál (náplně, barvy apod.) musí být evidovány. Evidovat lze i věci s hodnotou do 500 Kč, ale není to povinné. Zavádění položek do evidence majetku provádí kancelář. |
+ | * Pokud budete potřebovat proplatit doklady nebo vyzvednout zálohu nad 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. | ||
+ | * Pokud něco není jasné, udělali jste něco špatně nebo nemůžete najít odpověď na vaši otázku v tomto dokumentu, kontaktujte kancelář na e-mailu [[kancelar@sh.cvut.cz]]. Pokud se jedná o urgentní záležitost zavolejte předsedovi nebo místopředsedovi ([[http:// | ||
- | ===Vytváření REF=== | + | ===== REF (položka v rozpočtu) |
- | REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, | + | |
- | REF obsahuje: | + | {{:vedeni: |
- | * název | + | |
- | * popis | + | |
- | * částku | + | |
- | * způsob platby | + | |
- | ==Název== | + | |
- | Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol. | + | |
- | Příklady názvů: | + | ==== Název ==== |
- | * IF20 - občerstvení | + | |
- | * Mycí prostředky | + | |
- | ==Popis== | + | |
- | Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství. | + | |
- | * kladivo 9x | + | |
- | * grilovací pomůcky (cca pro 30 lidí) | + | |
- | * doprava 200 Kč | + | |
+ | Popisuje souhrnně účel čerpání. | ||
- | Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič. | + | ==== Popis ==== |
- | Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu | + | Obsahuje **soupis položek**, které budou pořízeny (název, počet, cena, případně **doporučujeme** odkaz na e-shop), **informace o dodavateli** |
- | ==Částka== | + | U položek |
- | Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň | + | |
- | Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena. | + | Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému [[https:// |
- | ==Způsob platby== | + | ==== Částka ==== |
- | |Převodem | Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu.| | + | |
- | |Hotově|Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka.| | + | |
- | |Platební kartou|Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu.| | + | |
- | ==Stav== | + | Nesmí překračovat zůstatek |
- | ^Stav ^popis ^ | + | |
- | | | + | |
- | | Ke schválení | + | |
- | | Schválena | + | |
- | | | + | |
- | | | + | |
- | | V přepravě | + | |
- | | Zaplacena | + | |
- | | K uzavření | + | |
- | | Uzavřena | + | |
- | | Zrušena | + | |
+ | ==== Způsob platby ==== | ||
+ | ^ Typ ^ Co a jak zařídit ^ | ||
+ | | Převodem - Faktura (platba po dodání) | Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz [[vedeni/ | ||
+ | | Převodem - Platba předem / Zálohová faktura | Po zadání objednávky obdržíte fakturu/ | ||
+ | | Hotově - dobírka do kanceláře | Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz [[vedeni: | ||
+ | | Hotově - Proplacení účtenky / dokladu | Po nákupu vlastní kartou/ | ||
+ | | Hotově - ze svěřené zálohy | Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení (viz [[vedeni/ | ||
+ | | Platební kartou | **Nepreferovaná varianta.** Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu. | | ||
+ | ==== Stavy REF ==== | ||
- | === Náležitosti dokladů=== | + | ^ Stav ^ Popis ^ |
- | Doklad | + | | Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | |
+ | | Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. | | ||
+ | | Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad | ||
- | ==Účtenka== | + | [[vedeni/ |
- | Pokud se jedná o klasickou účtenky, není potřeba, aby | + | |
- | ==Faktura== | + | |
- | Na faktuře musí být uvedena jako společnost Studentská unie ČVUT i se všemi patřičnými údaji. Tedy adresou, IČ a DIČ. Tyto údaje naleznete LINK | + | |
+ | ===== Náležitosti dokladů ===== | ||
- | === Způsoby proplácení | + | ==== Faktury ==== |
- | ==Nákup na fakturu – platba po dodání služby/ | + | Všechny faktury, které mají být proplaceny |
- | *Objednáte s/z na základě schváleného návrhu čerpání a dojde k doručení: | + | |
- | *s/z + fakturu + doručovák převezme sekretářka. | + | |
- | *s/z + fakturu převezmete osobně, podepíšete doručovák. | + | |
- | *Předáte s/z + doručovák sekretářce (vystaví vám předávák). | + | |
- | *Čerpač zkontrolujete s/z zda odpovídá objednávce a vystavené faktuře (věcná shoda). | + | |
- | *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte sekretářku. | + | |
- | * Kontrolované | + | |
- | *Pokud máte fakturu v papírové podobě: | + | |
- | *Na zadní stranu faktury napíšete " | + | |
- | *Na přední stranu faktury do pravého horního rohu doplníte REF#0000. | + | |
- | *Předáte fakturu sekretářce. | + | |
- | *Pokud máte fakturu v elektronické podobě (PDF). | + | |
- | *Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, | + | |
- | *Pokud bude vše v pořádku, faktura bude zaplacena převodem. V případě nejasností budete kontakotváni. | + | |
+ | < | ||
+ | Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill | ||
+ | Jugoslávských partyzánů 1580/3 | ||
+ | 160 00 Praha 6 - Dejvice | ||
+ | IČ: 67981224 | ||
+ | DIČ: CZ67981224 | ||
+ | číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka) | ||
+ | </ | ||
- | ==Nákup | + | Faktury vystavené |
- | *Objednáte s/z na základně schváleného návrhu čerpání. | + | |
- | *Na váš e-mail přijde zálohová faktura nebo obdržíte zálohovou fakturu v papírové | + | |
- | *Zkontrolujete, | + | |
- | *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte dodavatele. | + | |
- | *Papírová podoba: | + | |
- | *Na zadní stranu zálohové faktury napíšete " | + | |
- | *Na přední stranu zálohové faktury do pravého horního rohu napíšete REF#0000 | + | |
- | *Předáte fakturu sekretářce. | + | |
- | *Elektronická podoba: | + | |
- | *Z Vaší e-mailové adresy @sh.cvut.cz odešlete e-mail na kancelar@sh.cvut.cz, | + | |
- | *Čekáte na uskutečnění platby, doručení s/z + faktury, další postup stejný jako " | + | |
+ | ==== Doklad k odevzdání ==== | ||
- | ==Nákup za vlastní hotovost – proplacení účtenky.== | + | Před odevzdáním dokladu |
- | *Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost na základě schváleného návrhu čerpání. | + | |
- | *Vyžádáte si daňový/ | + | |
- | *Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních dokladů. | + | |
- | *Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované s/z (věcná shoda). | + | |
- | *Pokud naleznete neshodu, kontaktujte prodejce. | + | |
- | *Na přední stranu účtenky do pravého horního rohu napíšete REF#0000. | + | |
- | *Na zadní stranu | + | |
- | *S účtenkou a se s/z přijdete do kanceláře za paní sekretářkou. | + | |
- | *Předáte s/z a účtenku (předávák). | + | |
- | *Převezmete hotovost (předávák, | + | |
+ | * své jméno a UID | ||
+ | * REF | ||
+ | * datum odevzdání | ||
+ | * podpis | ||
- | ==Nákup ze svěřené peněžní zálohy.== | + | Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny |
- | *Potřebnou peněžní zálohu Vám předá sekretářka (předávák, pokladna) na základě schváleného návrhu čerpání | + | |
- | *Požadovanou s/z nakoupíte za vlastní hotovost. | + | |
- | *Vyžádáte si daňový/účetní doklad s razítkem dodavatele (dále účtenka). | + | |
- | *Zkontrolujete povinné údaje viz náležitosti účetních | + | |
- | *Zkontrolujete s/z zda odpovídá účtence a požadované | + | |
+ | ===== Kompletní přehled stavů REF ===== | ||
+ | ^ Stav ^ Popis ^ | ||
+ | | Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | | ||
+ | | Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. | | ||
+ | | Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. | | ||
+ | | Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. | | ||
+ | | Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. | | ||
+ | | V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. | | ||
+ | | Zaplacena | Položka byla zaplacena/ | ||
+ | | K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. | | ||
+ | | Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. | | ||
+ | | Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. | | ||