Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verze Obě strany příští revize | ||
vedeni:administrativa:financesh [2020/03/05 15:09] rubasjak |
vedeni:administrativa:financesh [2024/02/06 18:57] slavim17 |
||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
====== Finance SH ====== | ====== Finance SH ====== | ||
+ | |||
+ | aka Manuál pro čerpače | ||
===== Důležité termíny ===== | ===== Důležité termíny ===== | ||
- | ==== Rozpočet 2020 ==== | ||
- | Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy {{ : | ||
- | * 20. 01. 2020 -- počátek čerpání rozpočtu | ||
- | * 14. 11. 2020 -- řádný konec předávání položek ke schválení | ||
- | * 30. 11. 2020 -- konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu | ||
- | * 30. 11. 2020 -- nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání | ||
- | * 16. 12. 2020 -- konec čerpání ropočtu | ||
- | | ||
- | ===== Centrální nákupy ===== | ||
- | Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně | + | Čerpání rozpočtu pro rok 2023 je definováno nařízením |
- | * Alza | + | |
- | * CZC | + | * 25.01.2024 – počátek čerpání rozpočtu |
- | * Rohlík | + | * 17.11.2024 – řádný konec předávání položek ke schválení |
- | * Košík | + | * 01.12.2024 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání |
+ | * 08.12.2024 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu | ||
+ | * 22.12.2024 – konec čerpání rozpočtu | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Co je co ===== | ||
+ | |||
+ | * **REF** - položka v rozpočtu (rozpočty lze nalézt na https://is.sh.cvut.cz/budgets) | ||
+ | * **Čerpač** - osoba pověřená čerpat finance pro určitou sekci či projekt (většinou vedoucí sekce/ | ||
+ | |||
+ | ===== Důležité poznámky ===== | ||
+ | |||
+ | * Nákup je možné uskutečnit až po schválení REF viz [[vedeni/ | ||
+ | * Faktury, kde není odběratelem klub nelze proplatit. Popis správné faktury viz [[vedeni/ | ||
+ | * Nelze proplatit větší částku než která je schválena. Je vhodné si zažádat o větší částku, než bude ve skutečnosti potřeba. | ||
+ | * Všechny věci zakoupené z rozpočtu klubu, které mají hodnotu větší než 500 Kč a nejsou spotřební materiál (náplně, barvy apod.) musí být evidovány. Evidovat lze i věci s hodnotou do 500 Kč, ale není to povinné. Zavádění položek do evidence majetku provádí kancelář. | ||
+ | * Pokud budete potřebovat proplatit doklady nebo vyzvednout zálohu nad 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. | ||
+ | * Pokud něco není jasné, udělali jste něco špatně nebo nemůžete najít odpověď na vaši otázku v tomto dokumentu, kontaktujte kancelář na e-mailu [[kancelar@sh.cvut.cz]]. Pokud se jedná o urgentní záležitost zavolejte předsedovi nebo místopředsedovi ([[http:// | ||
+ | |||
+ | ===== REF (položka v rozpočtu) ===== | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Název ==== | ||
- | Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz | + | Popisuje souhrnně účel čerpání. |
- | Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte " | + | ==== Popis ==== |
- | Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument {{ : | + | Obsahuje **soupis položek**, které budou pořízeny (název, počet, cena, případně **doporučujeme** odkaz na e-shop), **informace o dodavateli** (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně **další osoby** (jméno, UID), které REF vyřizují (zajistí nákup/ |
- | + | ||
- | ===== Proces čerpání financí ===== | + | |
- | Celý proces je popsán v IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže. | + | |
- | ===Vytváření REF=== | + | U položek doporučujeme přidat url na produkt, zejména pokud je objednávaný online. |
- | REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat. | + | |
- | REF obsahuje: | + | Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému [[https:// |
- | * název | + | |
- | * popis | + | |
- | * částku | + | |
- | * způsob platby | + | |
- | ==Název== | + | |
- | Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol. | + | |
- | Příklady názvů: | + | ==== Částka ==== |
- | * IF20 - občerstvení | + | |
- | * Mycí prostředky | + | |
- | ==Popis== | + | |
- | Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství. | + | |
- | * kladivo 9x | + | |
- | * grilovací pomůcky (cca pro 30 lidí) | + | |
- | * doprava 200 Kč | + | |
+ | Nesmí překračovat zůstatek v kapitole. Zároveň je vhodné počítat s rezervou, protože částku po schválení už nelze navyšovat a doklady, které schválenou částku přesáhly, nelze proplatit. | ||
- | Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič. | + | ==== Způsob platby ==== |
- | Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden | + | ^ Typ ^ Co a jak zařídit ^ |
+ | | Převodem - Faktura (platba po dodání) | Do kanceláře doručíte dodací list a fakturu (elektronicky e-mailem z domény sh.cvut.cz nebo papírově viz [[vedeni/ | ||
+ | | Převodem - Platba předem / Zálohová faktura | Po zadání objednávky obdržíte fakturu/ | ||
+ | | Hotově - dobírka do kanceláře | Jako doručovací adresu je nutné uvést kancelář klubu (viz [[vedeni: | ||
+ | | Hotově - Proplacení účtenky / dokladu | Po nákupu vlastní kartou/ | ||
+ | | Hotově - ze svěřené zálohy | Požadovanou zálohu si vyzvednete v kanceláři klubu, kde zároveň podepíšete výdajový pokladní doklad. Pokud budete chtít vyzvednout zálohu větší než 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář. Po nákupu vrátíte původní zálohu kanceláři (podepíšete příjmový pokladní doklad) a předáte doklad o zaplacení | ||
+ | | Platební kartou | **Nepreferovaná varianta.** Jedná se pouze o platby klubovou kartou, kterou vlastní předseda a místopředseda klubu. | | ||
- | ==Částka== | ||
- | Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, | ||
- | Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena. | + | ==== Stavy REF ==== |
- | ==Způsob platby== | + | ^ Stav ^ Popis ^ |
- | =Převodem= | + | | Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | |
- | Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu. | + | | Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. | |
+ | | Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. | | ||
- | =Hotově= | + | [[vedeni/ |
- | Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka. | + | |
- | =Platební kartou= | + | ===== Náležitosti dokladů ===== |
- | Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu. | + | |
- | ==Stav== | + | ==== Faktury ==== |
- | ^ Stav ^ popis | + | |
- | | Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | | + | |
- | | Ke schválení | + | |
- | | Schválena | + | |
- | | | + | |
- | | | + | |
- | | V přepravě | + | |
- | | Zaplacena | + | |
- | | K uzavření | + | |
- | | Uzavřena | + | |
- | | Zrušena | + | |
+ | Všechny faktury, které mají být proplaceny z rozpočtu klubu musí být vystaveny na klub, tedy musí být v kolonce odběratel tyto údaje: | ||
+ | < | ||
+ | Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill | ||
+ | Jugoslávských partyzánů 1580/3 | ||
+ | 160 00 Praha 6 - Dejvice | ||
+ | IČ: 67981224 | ||
+ | DIČ: CZ67981224 | ||
+ | číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka) | ||
+ | </ | ||
+ | Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny. | ||
+ | ==== Doklad k odevzdání ==== | ||
- | === Náležitosti dokladů=== | + | Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište: |
- | === Způsoby proplácení === | + | * své jméno a UID |
+ | * REF | ||
+ | * datum odevzdání | ||
+ | * podpis | ||
+ | Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny z rozpočtu klubu. Pokud máte více dokladů k proplacení, | ||
+ | ===== Kompletní přehled stavů REF ===== | ||
+ | ^ Stav ^ Popis ^ | ||
+ | | Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. | | ||
+ | | Ke schválení | Položka čeká na schválení. Čerpač ji v tomto stavu nemůže upravovat. | | ||
+ | | Schválena | Položka je schválena a je možné nakoupit a předat doklad kanceláři. | | ||
+ | | Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. | | ||
+ | | Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. | | ||
+ | | V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. | | ||
+ | | Zaplacena | Položka byla zaplacena/ | ||
+ | | K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. | | ||
+ | | Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. | | ||
+ | | Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozím nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. | | ||