Toto je starší verze dokumentu!
Čerpání rozpočtu pro rok 2020 je definováno nařízením předsedy NP2020-1
Nákupy u následujících společností jsou řešeny centrálně přes tabulku (odkaz): https://forms.gle/adTiZDjucdXJpFvUA
Do formuláře zapisujte nákupy s minimálně týdenním předstihem a po schválení REF. Případné nejasnosti řešte přes mail: nakup@sh.cvut.cz
Nákupy jsou standardně provedeny v neděli za všechny požadavky najednou z daného týdne. Daňový doklad v takovém případě neřešíte. Způsob platby v REF uveďte „Platební kartou“.
Nakupování u zmíněných dodavatelů je možné pouze centrální cestou, jak nařizuje dokument NP2020-2. Při nedodržení nebude řešiteli doklad v kanceláři klubu proplacen.
Celý proces je popsán v IS (TODO). Jeho zjednodušenou verzi naleznete níže.
REF je položka v rozpočtu. Vytvořit jej může tzv. čerpač, což je většinou vedoucí sekce, projektu apod. Čerpač vytvořené REF předá ke schválení (viz změna stavu REF) a následně čeká na její schválení. Dokud není REF schválené, není možné jej čerpat.
REF obsahuje:
Název REF by měl co nejlépe popisovat, co bylo pořízeno, případně na jakou akci. Někteří vedoucí si v názvu zároveň pro vlastní kontrolu uchovávají TAG akce nebo vlastních podkapitol.
Příklady názvů:
Popis musí obsahovat soupis věcí, které budou pořízeny a v jakém množství.
Dále musí obsahovat informace o dodavateli. Zde je nutné uvést název firmy, adresu sídla, ič, dič.
Pokud bude REF vyřizovat někdo jiný, než čerpač, musí být uveden v popisu (např: řeší J. Rubáš (27118))
Částka předaná ke schválení nesmí způsobit přečerpání rozpočtu. Zároveň doporučujeme, pokud je to možné, mít v částce rezervu. Nejednou se stalo, že se cena v obchodě lišila oproti plánovanému, což způsobilo nemilosti.
Částka je následně v kanceláři při předávání dokladů opravena na správnou (směrem dolů). Pokud se zjistí, že bylo nakoupeno za více, než REF umožňuje, nemusí být tato častka výše proplacena.
=Převodem= Tuto metodu využijte, pokud máte od dodavatele vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu.
=Hotově= Platba hotovostí nebo vlastní kartou u obchodníka.
=Platební kartou= Vybíráte pouze při centralizovaných nákupech (Alza, CZC, Rohlík, Košík). Jedná se pouze o platby klubovou kartou a tu vlastní pouze předseda a místopředseda klubu.
Stav | popis |
---|---|
Nová | Počáteční stav každé položky, v tomto stavu by položka měla být dokud neobsahuje všechny podstatné informace nutné ke schválení. |
Ke schválení | Položka čeká na schválení finančním manažerem (Název, Částka a Popis). |
Schválena | Položka je schválena a je možné ji realizovat. |
Vyplacena záloha | Byla vyplacena finanční záloha v kanceláři pro nákup položky. |
Čeká na autorizaci | Bezhotovostní platba byla zadána do banky a čeká na autorizaci platebního příkazu oprávněnými osobami. |
V přepravě | Položka je v přepravě, týká se zejména dobírek. |
Zaplacena | Položka byla zaplacena/převzata a čeká na další zpracování (inventarizace, dokumenty, atd…). |
K uzavření | Položka byla zrealizována a veškerá dokumentace je připravena na odevzdání do účetnictví. |
Uzavřena | Položku není nadále možné editovat a příslušná dokumentace byla předána do účetnictví. |
Zrušena | Položka je zrušena a ve výchozim nastavení se nezobrazuje v přehledu rozpočtu. |