aka Manuál pro čerpače

Čerpání rozpočtu pro rok 2021 je definováno nařízením předsedyNP2021-1

• 25.01.2021 – počátek čerpání rozpočtu
• 15.11.2021 – řádný konec předávání položek ke schválení
• 05.12.2021 – konec doručování objednaného zboží do kanceláře klubu
• 05.12.2021 – nákupy po tomto datu musí mít odůvodnění pro toto pozdější čerpání
• 16.12.2021 – konec čerpání rozpočtu

• REF - položka v rozpočtu (rozpočty lze nalézt na https://is.sh.cvut.cz/budgets)
• Čerpač - osoba pověřená čerpat finance pro určitou sekci či projekt (většinou vedoucí sekce/projektu)

• Nákup je možné uskutečnit až po schválení REF viz Stavy REF.
• Faktury, kde není odběratelem klub nelze proplatit. Popis správné faktury viz Náležitosti dokladů.
• Nelze proplatit větší částku než která je schválena. Je vhodné si zažádat o větší částku, než bude ve skutečnosti potřeba.
• Všechny věci zakoupené z rozpočtu klubu, které mají hodnotu větší než 500 Kč a nejsou spotřební materiál (náplně, barvy apod.) musí být inventarizovány. Inventarizovat lze i věci s hodnotou do 500 Kč, ale není to povinné. Inventarizaci majetku provádí kancelář.
• Pokud budete potřebovat proplatit doklady nebo vyzvednout zálohu nad 5000 Kč je vhodné pár dní dopředu informovat kancelář.
• Pokud něco není jasné, udělali jste něco špatně nebo nemůžete najít odpověď na vaši otázku v tomto dokumentu, kontaktujte kancelář na e-mailu kancelar@sh.cvut.cz. Pokud se jedná o urgentní záležitost zavolejte předsedovi nebo místopředsedovi (Kontakty).

Popisuje souhrnně účel čerpání. Pro větší granularitu v rámci kapitoly je možné jej doplnit o tag v hranatých závorkách ([Tag] Název).

Obsahuje soupis položek, které budou pořízeny (název, počet, cena), informace o dodavateli (název, sídlo, IČ, DIČ) a případně další osoby (jméno, UID), které REF vyřizují (nutné pro vyplacení peněz jiné osobě, než která REF založila).

Informace o dodavateli lze zjistit/ověřit v systému ARES.

Nesmí překračovat zůstatek v kapitole. Zároveň je vhodné počítat s rezervou, protože částku po schválení už nelze navyšovat a doklady, které schválenou částku přesáhly, nelze proplatit.

Tabulka všech stavů je uvedena na konci tohoto dokumentu.

Všechny faktury, které mají být proplaceny z rozpočtu klubu musí být vystaveny na klub, tedy musí být v kolonce odběratel tyto údaje:

Studentská unie ČVUT - klub Silicon Hill
Jugoslávských partyzánů 1580/3
160 00 Praha 6 - Dejvice
IČ: 67981224
DIČ: CZ67981224
číslo bank. účtu: 99914020 / 2010 (Fio banka)

Faktury vystavené na jiné odběratele nebudou proplaceny.

Před odevzdáním dokladu (faktura, účtenka apod.) na jeho zadní stranu napište:

• své jméno a UID
• REF
• datum odevzdání
• podpis

Pokud máte jeden doklad pro více REF, označte které položky patří ke kterému REF. Zároveň vyškrtněte položky, které nemají být proplaceny z rozpočtu klubu. Pokud máte více dokladů k proplacení, tak si pro kontrolu proveďte vlastní součet, ten pak porovnáte s tím, který sestaví kancelář.